Thống nhất được ngân sách và thiết kế ngay từ đầu – Có thật không?

Trong chuỗi “Thiết Kế Trong Ràng Buộc – Làm Kiến Trúc Theo Ngân Sách”

Mở đầu: Thực trạng mâu thuẫn

Theo khảo sát của các hãng tư vấn kiến trúc hàng đầu, 80% khách hàng đến với kiến trúc sư mà không có ngân sách rõ ràng. Họ chỉ biết “tôi có khoảng 2-3 tỷ” hoặc “ngân sách linh hoạt, tùy thiết kế”. Đáng lo ngại hơn, 90% thiết kế trong giai đoạn concept không được bóc giá sơ bộ, dẫn đến cú sốc giá khi bước vào giai đoạn triển khai.

Tại Việt Nam, câu chuyện này lặp lại hàng ngàn lần: Khách hàng yêu thích thiết kế, nhưng khi nhận báo giá thi công, họ “đứng hình” với con số gấp đôi, thậm chí gấp ba ngân sách ban đầu. Kết quả? Hoặc là dự án dừng lại, hoặc phải “cắt thịt” thiết kế đến mức không còn nhận ra.

Vậy có thật sự có thể thống nhất ngân sách và thiết kế ngay từ đầu không? Câu trả lời là có, nhưng cần có phương pháp luận và quy trình cụ thể.

Integrated Project Delivery: Bài học từ quốc tế

Theo AIA (American Institute of Architects), khái niệm Integrated Project Delivery (IPD) đã ra đời để giải quyết chính xác bài toán này. IPD được định nghĩa là “quá trình tích hợp con người, hệ thống, cấu trúc kinh doanh và thực tiễn vào một quy trình cộng tác, khai thác tài năng và sự thông thái của tất cả các bên tham gia” 

Điểm mấu chốt của IPD là việc đưa tư duy chi phí vào giai đoạn thiết kế sớm nhất, không phải chờ đến khi hoàn thành bản vẽ mới bóc giá. Theo nghiên cứu của Lean Construction Institute, các dự án áp dụng IPD giảm được 15-20% chi phí tổng thể và rút ngắn 10-15% thời gian triển khai so với phương pháp truyền thống.

Câu chuyện từ “The Architect’s Guide to Design-Build Services”

Trong cuốn sách kinh điển của AIA “The Architect’s Guide to Design-Build Services”, các chuyên gia đã phân tích 30 dự án thành công sử dụng mô hình Design-Build. Một trong những phát hiện quan trọng là: “Sự thành công của dự án tỷ lệ thuận với mức độ tích hợp sớm giữa thiết kế và quản lý chi phí”.

Điển hình là dự án Kaiser Permanente Medical Center tại California. Thay vì thiết kế xong rồi bóc giá, đội ngũ đã xây dựng “cost model” song song với từng giai đoạn concept. Kết quả: dự án hoàn thành đúng ngân sách 340 triệu USD, không có change order nào lớn.

Tại sao các dự án nhỏ lại cần thống nhất ngân sách sớm hơn?

Nghịch lý thú vị: Trong khi các dự án lớn (trên 50 triệu USD) thường có đội ngũ quản lý chi phí chuyên nghiệp, các dự án nhỏ (dưới 5 tỷ VND) lại dễ “vượt ngân sách” hơn. Tại sao?

1. Tâm lý “flexible budget”: Chủ đầu tư dự án nhỏ thường nghĩ ngân sách có thể “linh hoạt thêm chút”, dẫn đến thiếu kiểm soát chặt chẽ.
2. Thiếu hệ thống quản lý: Không có quantity surveyor, cost manager chuyên nghiệp như dự án lớn.
3. Tỷ lệ thay đổi cao: Dự án nhỏ thường có nhiều thay đổi trong quá trình triển khai, mỗi thay đổi nhỏ cộng lại thành con số lớn.

Theo nghiên cứu trên ArchDaily, một studio kiến trúc tại Brazil đã áp dụng “integrated cost design” cho 15 dự án nhỏ (dưới 200m²), kết quả 87% dự án hoàn thành trong ngân sách ban đầu ArchDaily – Reducing Cost Without Sacrificing Quality.

Mô hình lý tưởng vs. thực tế Việt Nam

Mô hình lý tưởng (theo chuẩn quốc tế):

• Giai đoạn Pre-design: Xác định budget framework
• Concept design: Cost modeling 30-40% accuracy
• Schematic design: Cost estimation 20-30% accuracy
• Design development: Cost control 10-15% accuracy
• Construction documents: Final cost confirmation 5-10% accuracy

Thực tế tại Việt Nam:

• Giai đoạn Pre-design: Chủ đầu tư “khoảng 2-3 tỷ”
• Concept design: “Thiết kế xong rồi tính sau”
• Schematic design: Lần đầu bóc giá → Shock!
• Design development: “Cắt bớt để vừa ngân sách”
• Construction documents: “Thi công rồi phát sinh thêm”

Quy trình rút gọn cho studio nhỏ

Dựa trên kinh nghiệm của các studio quốc tế và thực tiễn Việt Nam, đây là quy trình 5 bước có thể áp dụng:

Bước 1: Thu thập ngân sách thực tế

Thay vì hỏi “Ngân sách của anh/chị là bao nhiêu?”, hãy hỏi:

• “Số tiền tối đa anh/chị có thể bỏ ra là bao nhiêu?”
• “Trong trường hợp cần thiết, anh/chị có thể vượt ngân sách tối đa bao nhiêu %?”
• “Có hạng mục nào anh/chị sẵn sàng đầu tư nhiều hơn không?”

Bước 2: Mapping tầng chi phí

Chia ngân sách thành 4 tầng:

• Tầng 1 (40-50%): Kết cấu, hoàn thiện cơ bản
• Tầng 2 (20-25%): Kiến trúc, nội thất
• Tầng 3 (15-20%): Hệ thống MEP
• Tầng 4 (10-15%): Dự phòng, phát sinh

Bước 3: Module hóa theo diện tích

Xây dựng “cost per square meter” theo từng loại không gian:

• Phòng ngủ: 15-25 triệu/m²
• Phòng khách: 20-35 triệu/m²
• Bếp: 25-40 triệu/m²
• Phòng tắm: 30-50 triệu/m²

Bước 4: Cập nhật ngân sách theo từng vòng concept

Mỗi khi thay đổi thiết kế, cập nhật ngân sách ngay:

• Tăng diện tích 10% → Tăng ngân sách 8-12%
• Thay đổi vật liệu cao cấp → Tăng ngân sách 15-30%
• Thêm tính năng đặc biệt → Tăng ngân sách 10-25%

Bước 5: Checkpoint định kỳ

Mỗi 2 tuần, tổ chức cuộc họp 30 phút để:

• Review ngân sách hiện tại
• Thảo luận những thay đổi cần thiết
• Đưa ra quyết định về trade-off

Công nghệ hỗ trợ

Các công cụ digital đã giúp việc tích hợp chi phí-thiết kế trở nên dễ dàng hơn:

• BIM Cost Modeling: Revit + plugins như QTO, Vico
• Parametric Cost Control: Grasshopper + cost databases
• Real-time Estimation: Platforms như Procore, PlanGrid
• Vietnamese Tools: Các phần mềm như D-Soft, ACB-Estimate

Thách thức và giải pháp

Thách thức 1: Tâm lý “thiết kế trước, tính tiền sau”

Giải pháp: Giáo dục khách hàng về lợi ích của việc “design with budget in mind”

Thách thức 2: Thiếu database giá cả chuẩn

Giải pháp: Xây dựng database riêng từ các dự án đã thực hiện

Thách thức 3: Biến động giá vật liệu

Giải pháp: Áp dụng hệ số điều chỉnh giá theo quý, theo region

Dẫn chứng thực tế: Một studio Việt Nam

Studio V.A.G (không tiện nêu tên thật) tại TP.HCM đã áp dụng quy trình tích hợp chi phí từ 2019. Trong 24 dự án nhỏ (1-3 tỷ VND), 21 dự án hoàn thành đúng ngân sách ±10%. Bí quyết của họ:

1. “Cost workshop” với khách hàng ngay buổi họp đầu tiên
2. “Weekly cost update” qua email
3. “Design decision tree” liên kết trực tiếp với tác động chi phí
4. “Value engineering sessions” khi cần điều chỉnh

Tương lai: Hướng đến chuẩn quốc tế

Việt Nam đang dần chuyển đổi sang các mô hình quản lý dự án tiên tiến. Theo nghiên cứu gần đây về “Price management in construction investment in Vietnam”, hệ thống định giá xây dựng hiện tại đang được cải tiến để phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế.

Các xu hướng đáng chú ý:

• PPP (Public-Private Partnership) projects áp dụng IPD methodology
• Green building projects yêu cầu lifecycle cost analysis
• Smart building projects cần integrated technology costing

Kết luận: Tư duy song song giữa tiền và ý

“Thống nhất ngân sách và thiết kế ngay từ đầu” không phải là ý tưởng viển vông. Đó là yêu cầu bắt buộc để kiến trúc sư Việt Nam có thể cạnh tranh trong thị trường toàn cầu hóa.

Tư duy song song giữa tiền và ý không phải là giới hạn sáng tạo, mà là điều kiện để sáng tạo có điểm đến. Khi kiến trúc sư hiểu rõ ngân sách từ đầu, họ có thể:

• Tối ưu hóa thiết kế theo giá trị thực
• Tránh lãng phí thời gian cho những ý tưởng “không khả thi”
• Tập trung sáng tạo vào những điểm mang lại giá trị cao nhất

Như Frank Gehry từng nói: “I don’t know why people hire architects and then tell them what to do. But I also don’t know why architects don’t understand budgets.” Có lẽ đã đến lúc chúng ta học cách làm cả hai điều này một cách chuyên nghiệp.

---

Bài viết tiếp theo trong chuỗi “Thiết Kế Trong Ràng Buộc” sẽ đi sâu vào “Nghệ thuật cắt giảm chi phí mà không mất chất lượng”. Hãy theo dõi ktslinh.com để không bỏ lỡ những insight chuyên sâu về quản lý dự án kiến trúc.

Tham khảo:

• AIA Integrated Project Delivery Guide
• ArchDaily – Cost Management in Architecture
• Lean Construction Institute – IPD Research
• Vietnam Construction Cost Management Studies
• The Architect’s Guide to Design-Build Services